Teatr Polski: jedna instytucja, jeden system do codziennej pracy

Teatr Polski w Bielsku-Białej to jedna z najważniejszych i najprężniej działających instytucji kultury w regionie. Scena znana i doceniana również poza Bielskiem-Białą, regularnie obecna w ogólnopolskim życiu teatralnym.

Za intensywną działalnością artystyczną stoi jednak równie intensywna praca organizacyjna. Każdy spektakl oznacza planowanie pracy zespołu, przygotowanie repertuaru, publikację informacji, uruchomienie sprzedaży, komunikację z widzami i dziesiątki mniejszych procesów realizowanych przez różne działy teatru.

W Teatrze Polskim większa część tych procesów odbywa się w środowisku teapp.

Jeden system do codziennej pracy teatru

PLANER + CMS + SYSTEM SPRZEDAŻY + MAILING

Każde z tych narzędzi odpowiada za inny obszar działalności. Najważniejsze jest jednak to, że nie funkcjonują jako cztery niezależne systemy. Łączą się ze sobą i wykorzystują te same dane.

Dzięki temu informacja wprowadzona na początku procesu może towarzyszyć wydarzeniu na kolejnych etapach — od pierwszych ustaleń organizacyjnych, przez publikację repertuaru i sprzedaż biletów, aż po komunikację z publicznością.

Wszystko zaczyna się w PLANERZE

Nowe wydarzenie pojawia się najpierw w teapp PLANER. To tutaj teatr może zaplanować termin, pracę zespołu, przestrzenie i zasoby potrzebne do realizacji wydarzenia. W jednym miejscu znajdują się informacje organizacyjne potrzebne osobom odpowiedzialnym za przygotowanie spektaklu. PLANER staje się w ten sposób punktem wyjścia dla kolejnych procesów.

Z PLANERA na stronę teatru

Informacje o wydarzeniu mogą następnie zostać wykorzystane przez teapp CMS. Na ich podstawie powstaje repertuar publikowany na stronie internetowej teatru. Opisy i zdjęcia przypisane do wydarzenia mogą być wykorzystane także przy tworzeniu aktualności.

Zespół nie musi ponownie budować od podstaw informacji, które już wcześniej znalazły się w systemie.

Od repertuaru do sprzedaży

Kolejnym elementem jest SYSTEM SPRZEDAŻY. Widz może sprawdzić repertuar, wybrać dogodny termin, miejsce i kupić bilet. Informacje o dostępności miejsc są jednocześnie wykorzystywane w innych częściach systemu — na przykład do automatycznego komunikowania ostatnich dostępnych biletów albo wyprzedanego spektaklu.

Dane organizacyjne, repertuarowe i sprzedażowe zaczynają pracować razem.

A potem komunikacja z widzem

teapp MAILING pozwala wykorzystać te same informacje do komunikacji z odpowiednimi grupami odbiorców.

Zespół nie musi ręcznie przepisywać tytułu wydarzenia, terminu czy innych danych do kolejnego narzędzia. Mailing obsługuje również proces zapraszania gości. Teatr może wybrać odbiorców i przesłać im zaproszenia online — bezpłatne lub wymagające dopłaty, z możliwością samodzielnego wyboru miejsca albo z miejscem wskazanym przez teatr. Nie są potrzebne kolejne telefony z pytaniem o potwierdzenie obecności. Informacja o przyjęciu zaproszenia jest dostępna w systemie.

Jedna informacja zamiast czterech kopii

W tradycyjnym modelu jedna informacja może przechodzić przez kilka niezależnych narzędzi:

Na każdym etapie ktoś musi ją ponownie wprowadzić, skopiować albo zaktualizować. W teapp ten proces może wyglądać inaczej. Informacja wprowadzona raz może być wykorzystywana przez kolejne elementy systemu.

Dla teatru oznacza to mniej ręcznej pracy, mniejsze ryzyko błędów i większą spójność danych. Zmiana godziny wydarzenia nie powinna oznaczać konieczności szukania wszystkich miejsc, w których została wcześniej wpisana. Każdy dział nadal korzysta z narzędzi odpowiadających jego pracy, ale wszystkie pozostają częścią jednego środowiska.

Technologia pracuje w tle

Dla pracowników oznacza to przede wszystkim prostszy dostęp do informacji i mniej powtarzalnych czynności.

Nie trzeba za każdym razem zastanawiać się: „Gdzie jeszcze muszę zmienić tę informację?”
Nie trzeba również wielokrotnie przekazywać tych samych danych pomiędzy działami.

Ma to szczególne znaczenie w teatrze, gdzie nad jednym wydarzeniem jednocześnie pracują osoby odpowiedzialne za produkcję, zespół artystyczny, technikę, promocję, sprzedaż czy obsługę widza. Dla publiczności cały ten system pozostaje praktycznie niewidoczny.

Widz widzi przede wszystkim efekt:

I właśnie tak powinna działać dobrze zaprojektowana technologia — wspierać proces, ale nie stawać pomiędzy teatrem a jego publicznością.

Jeden system może pracować również w przestrzeni teatru

Dane zgromadzone w teapp nie muszą pozostawać wyłącznie na ekranach komputerów pracowników. W foyer Teatru Polskiego informacje z systemu mogą być wykorzystywane do promocji nadchodzących wydarzeń. PLANER może dobierać prezentowane treści z uwzględnieniem repertuaru i dostępności miejsc, dzięki czemu przestrzeń teatru staje się kolejnym punktem kontaktu z widzem.

Z systemu korzysta również zespół. Na ekranie umieszczonym w strefie pracowniczej można na bieżąco sprawdzić plan dnia, nadchodzące wydarzenia i najważniejsze komunikaty. Zamiast kolejnych kartek i ogłoszeń pracownicy mają dostęp do aktualnych informacji pochodzących z tego samego środowiska, w którym planowana jest praca teatru.

A to nie wszystko

PLANER, CMS, SYSTEM SPRZEDAŻY i MAILING tworzą podstawowy ekosystem wspierający codzienną pracę Teatru Polskiego. Instytucja wykorzystuje rozwiązania teapp również w innych obszarach.

VOD teatr dostępny również online

Dzięki teapp VOD Teatr Polski może udostępniać nagrania swoich wydarzeń również poza tradycyjną sceną.

Własna platforma daje możliwość docierania do publiczności, która nie może uczestniczyć w wydarzeniu na żywo, rozwijania cyfrowej oferty teatru i dalszego wykorzystywania przygotowanych materiałów wideo. To kolejny kanał kontaktu pomiędzy instytucją a jej widzami — działający w ramach tego samego technologicznego ekosystemu.

BIP obowiązki instytucji publicznej w prostym narzędziu

Teatr to nie tylko repertuar, sprzedaż i działalność artystyczna. Jako instytucja publiczna Teatr Polski realizuje również obowiązki związane z publikacją informacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

teapp BIP pozwala prowadzić i aktualizować te informacje za pomocą narzędzia przygotowanego właśnie z myślą o instytucjach kultury.

Cyfrowy ekosystem zamiast zbioru przypadkowych narzędzi

Przypadek Teatru Polskiego pokazuje najlepiej, czym może być teapp. Nie chodzi o dostarczenie teatrowi kolejnego programu do wykonania jednego zadania. Chodzi o stworzenie środowiska, w którym poszczególne elementy działalności instytucji mogą się ze sobą komunikować.