Teatr Stary w Krakowie: technologia za kulisami jednej z najważniejszych polskich scen

Narodowy Stary Teatr w Krakowie to jedna z najważniejszych scen teatralnych w Polsce — instytucja o ogromnym dorobku, która nie tylko współtworzy historię polskiego teatru, ale również wyznacza kierunki jego rozwoju.

Za tym, co widzowie oglądają na scenie, stoi jednak złożony proces organizacyjny. Repertuar, próby, dostępność zespołu artystycznego i technicznego, przestrzenie, sprzęt, umowy czy raportowanie muszą zostać skoordynowane tak, aby każdego dnia teatr mógł realizować swoją działalność artystyczną.

W Teatrze Starym jednym z narzędzi wspierających ten proces jest teapp PLANER.

PLANER – codzienna organizacja pracy teatru w jednym systemie

Przygotowanie spektaklu zaczyna się na długo przed podniesieniem kurtyny. Trzeba sprawdzić dostępność pracowników, terminy umów, sale, sprzęt oraz czas potrzebny na montaż i demontaż scenografii. Każdy z tych elementów może wpłynąć na realizację wydarzenia.

PLANER pozwala prowadzić te procesy w jednym środowisku. Teatr wykorzystuje go do planowania swojej działalności artystycznej, koordynowania pracy zespołu oraz raportowania. Zamiast tworzyć kolejne zestawienia i sprawdzać informacje w wielu miejscach, zespół pracuje na wspólnym harmonogramie uwzględniającym wydarzenia, pracowników i zasoby.

Czy aktor będzie wtedy dostępny? Czy jego umowa nadal obowiązuje? Czy potrzebny sprzęt nie został już zarezerwowany? Czy pomiędzy wydarzeniami pozostaje wystarczająco dużo czasu na montaż i demontaż? PLANER pomaga wychwytywać takie zależności już na etapie przygotowywania harmonogramu. Gdy pojawiają się zmiany, informacja może zostać szybko przekazana osobom, których dotyczą.

Dzięki temu organizacja pracy, komunikacja i najważniejsze dane związane z realizacją repertuaru pozostają w jednym miejscu. I zespół unika błędów. Dodatkowo nasze rozwiązanie ułatwia inspicjentom raportowanie wydarzeń i usprawnia całą sprawozdawczość w instytucji. 

VOD – kiedy scena przeniosła się również do internetu

W 2020 roku przed teatrami pojawiło się zupełnie nowe wyzwanie. Zamknięcie widowni nie oznaczało przecież, że znika potrzeba kontaktu z publicznością.

W odpowiedzi na tę sytuację rozpoczęła się współpraca Teatru Starego z teapp przynosząc instytucji nowe rozwiązanie — własną platformę VOD.

Pozwoliła ona teatrowi udostępniać spektakle online we własnym środowisku i samodzielnie decydować o zasadach dostępu do wydarzeń. Mogły to być transmisje premierowe, płatne pokazy, bezpłatne wydarzenia czy materiały dostępne przez określony czas.

Nasza rola nie kończyła się przy tym na dostarczeniu technologii. Podczas premier online wspieraliśmy teatr również w ich realizacji i nadzorowaniu. W praktyce staliśmy się na czas transmisji swoistymi inspicjentami online — czuwającymi nad tym, aby cyfrowe wydarzenie rozpoczęło się zgodnie z planem i przebiegało prawidłowo po stronie technologicznej.

VOD pozwoliło Teatrowi Staremu pozostać blisko swoich widzów w momencie, kiedy spotkanie na żywo nie było możliwe.

Co ważne, nie było to rozwiązanie wykorzystywane wyłącznie w pierwszych miesiącach pandemii. Platforma pozostała częścią działalności teatru przez kolejne pięć lat, rozszerzając tradycyjną scenę o możliwość prezentowania spektakli również online.

Technologia, która zna realia teatru

Teatr działa inaczej niż typowa firma. Repertuar, próby, dostępność aktorów, technika sceniczna i zmiany w harmonogramie wymagają koordynacji wielu osób i zasobów. Do tego dochodzi kontakt z publicznością i konieczność dostosowania się do zmieniających się warunków.

Dlatego teapp tworzymy z myślą o specyfice instytucji kultury — ich sposobie pracy, codziennych wyzwaniach i procesach, których nie da się zamknąć w standardowych rozwiązaniach biznesowych.
Znamy realia pracy instytucji kultury i rozumiemy, że technologia musi odpowiadać na ich specyficzne potrzeby. Jako zespół tworzący PLANER i VOD, przekładamy tę wiedzę na rozwiązania, które wspierają codzienną pracę teatrów i pomagają im sprawniej realizować ich cele

Współpraca z Teatrem Starym pokazuje dwa różne obszary tej samej idei. PLANER działa za kulisami, wspierając codzienną organizację jednej z najważniejszych polskich scen. VOD pozwoliło tej scenie wyjść poza fizyczną widownię i pozostać w kontakcie z publicznością również wtedy, gdy tradycyjne spotkanie w teatrze nie było możliwe.